酒店會議策劃的基本接待程序講解
發布日期：2021-08-25 發布員：濟南慶典公司
1、需要精明能干的會議服務銷售骨干。
該崗位和人員需要了解、熟悉酒店設備、設施、運作流程，具有很強的溝通能力，可以靈活運用酒店賦予的權力，能夠隨機應變應對談判，促使洽談中占據上風。
2、銷售過程要有誠意和耐心。
會議銷售人員與酒店會議組織者商談時，要聆聽和聽取對方的需求和意見，特別是會議組織者將酒店承接會議的條件和其他酒店進行比對的時候，更要尊重和理解，要組織好話術將酒店特點以及以往案例的詳細情況描述清楚，語言上要分層分主次，便于對方捕獲到重要信息。并且，與會議組織者建立聯系后，要加強溝通，把握好溝通頻次。
3、價格談判需要獲得客戶的信任。
會議組織者在對酒店的設備、設施等情況比較滿意之后，會將談判重心放到價格上，這是不可避免的。此時應該搞清楚酒店會議組織者試探價格的空間，同時用酒店的優點、特色服務、增值服務等打亂對方的節奏，轉移重點的同時讓對方相信酒店可以提供出色的服務。這樣會議組織者的價格下探才更合理，甚至極大的縮小了下探空間。
4、盡可能參與會議策劃。
各種各樣的會議，因為流程、目的的不同，那么會議籌備工作也不盡相同。會議銷售面對的酒店會議組織者可能是新手，可能是老司機。這就需要在不同的情況下或者給予援助，或者提供延伸性的服務使其錦上添花。并且參與整個過程的同時，會議銷售人員也會學到很多會議策劃的相關知識，更利于以后銷售工作的開展。
5、明確需求和計劃。
會議組織者在和會議銷售溝通過程中的會議需求、會議計劃，需要整理出來。在酒店會議籌備之前與會議組織者溝通、確認，以免造成工作漏項或者資源浪費。如果會議組織者提出修改，在同意或者拒絕時需要嚴謹一些，把握好成本浮動、調動的資源等，進行商談和確認。
制定的計劃，按照時間表、里程碑節點向前推進，并且每項都需要責任到人、確定好時間點。
酒店會議策劃會中服務
1、會議期間，酒店需要派出專人（服務人員）負責與酒店會議組織者協商、聯系、溝通，協助會議服務的指揮工作。
2、酒店的會議服務人員要具備極強的組織能力、隨機應變能力、資源調配和整合的能力，可以及時有效的解決會議中出現的問題。
3、對與會者積極熱心，要引導與會者進行拍照留念或者以酒店場景為背景組織小活動，甚至要考慮送出酒店準備的精美小禮物。讓與會者、舉辦會議方都能感受到酒店的服務態度和質量。而這些內容正是照片、視頻的素材，不論在哪些社交平臺傳播，酒店都會成為得利者。
這些服務內容將作為酒店后期獲取更多客源的資本，回頭客、潛在客戶。
酒店會議策劃會后服務
酒店會議結束，服務沒結束。
1、酒店會議組織者或者承辦方撤離后，參會的人員成為酒店的服務重點。抓住機會深挖參會人員的需求，提供匹配的服務，獲取額外盈收。
2、結算工作時會后服務的重要一項。需要將各種費用梳理清楚，每筆費用明明白白，方便會議組織者結帳。
3、搜集會議過程中的參會者感受、提出的各種意見以及會議組織者的“吐”等，做好這些信息的歸集、分類、分析、整理存儲。同時做好會后總結，找出自身的問題所在，不斷的改善和完善服務。
4、搜集參會者的信息資料。會議的參與者是酒店的潛在客戶，不管是從會議體驗方面、住宿體驗方面，只要給其留下正面印象，那么他有開會需求、住宿需求時，首先想到的就是這里。
5、協助做好酒店會議總結。不論是協助會議組織者，還是酒店自己來做，都需要針對每一個會議進行總結。好的地方、壞的地方，原因是什么，以后怎么改善等等，這將成為會議組織者工作總結的素材，甚至是成品。也能成為酒店提高服務的依據。
6、客戶回訪。這個在會議結束的7-10天內送達到客戶手中是最佳時機。一份真誠的問候，或者是一份小而精致的禮物，都能讓客戶感受到服務的溫度。
綜上所述，酒店會議策劃的基本接待程序是缺一不可的，我們需要做好每一個環節，這樣才能夠提升酒店會議的質量。
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