準備新品發布會,要做的準備作業很多,其間最重要的是,要做好機遇的挑選、職工的按排、記者的約請、會場的安置和資料準備等。
1、機遇的挑選
在斷定新品上市發布會的機遇之前,應清晰一點:應承認新品上市發表緊迫性的機遇。
假設根據以上一點,承認要舉辦新品發布會的話,要挑選恰當的舉辦機遇:要避開節日與假日,避開本地的嚴重活動,避開其他單位的發布會,還要避開與新聞界的宣傳報道要點相左或撞車。恰當的機遇挑選是企業新品發布會取得成功的保證。
2、人員的組織
企業新品上市發布會的人員組織關鍵是要選好掌管人和講話人。發布會的掌管人應由主辦單位的部長、辦公室主任或秘書長擔任。其基本條件是:儀表堂堂,年富力強,見多識廣,反響靈敏,言語流通,詼諧幽默,善于掌握全局,引導發問和操控會場,具有豐厚的掌管會議的經歷。
新聞講話人由本單位的首要擔任人擔任,除了在社會上口碑較好、與新聞界關系為調和之外,對其基本要求是涵養杰出、學識淵博、思維靈敏、能說會道、文質彬彬。
新品上市發布會還要精選一批擔任會議現場作業的禮節接待職工,一般由相貌端正、作業仔細擔任、善于應付的年青女人擔任。值得留心的是,一切到會發布會的職工均需在會上佩帶事前同一制造的胸卡,胸卡上面要寫清名字、單位、部分與職務。
3、嘉賓的約請
對到會新品發布會的嘉賓要事前斷定其規模,詳細應視標題觸及規模或事情發作的地址而定。一般情況下,與會者應是與特定事情相關的人士。別的,斷定約請的嘉賓后,請柬要提早一星期發出,會前還應用電話提醒。
4、會場的安置
新品上市發布會的地址除了可考慮在本單位或事情所在地舉辦外,可考慮租借大賓館、大飯店舉辦,假設希看造玉成國性影響的,則可在首都或某一大城市舉辦。新品發布會現場應交通便當、條件舒適、大小合適。會議的桌子不必長方形的,要用圓形的,我們圍成一個圓圈,顯得氣氛調和,主賓平等,當然這只適用于小型會議。大型會議應設席臺座位、賓客座位等。
5、資料的準備
在舉辦新品發布會之前,主辦單位要事前準備好如下資料,這樣新品發布會活動策劃才不會失敗。
一是講話提綱。它是講話人在發布會上進行正式講話時的講話概要,它要緊扣主題,體現全面、正確、生動、實在的準則。
二是標題提綱。為了使講話人在現場正式答復發問時體現自如,可以對被問的首要標題進行猜想的基礎上,構成問答提綱及相應答案,供講話人參閱。
三是資料提綱。事前必須精心準備一份以有關數據、圖片、資料為主的資料提綱,并仔細打印出來,在新品發布會上提供給賓客。在資料提綱上應列出本單位的稱號、聯絡方式等,便于日后聯絡。
四是形象化視聽資料。這些資料供與會者使用,可增強發布會的作用。它包括:圖表、相片、什物、模型、錄音、錄像、影片、幻燈片、光碟等。