準備新品發布會，要做的準備作業很多，其間最重要的是，要做好機遇的挑選、職工的按排、記者的約請、會場的安置和資料準備等。

 

1、機遇的挑選

在斷定新品上市發布會的機遇之前，應清晰一點：應承認新品上市發表緊迫性的機遇。

 

假設根據以上一點，承認要舉辦新品發布會的話，要挑選恰當的舉辦機遇：要避開節日與假日，避開本地的嚴重活動，避開其他單位的發布會，還要避開與新聞界的宣傳報道要點相左或撞車。恰當的機遇挑選是企業新品發布會取得成功的保證。

 

2、人員的組織

企業新品上市發布會的人員組織關鍵是要選好掌管人和講話人。發布會的掌管人應由主辦單位的部長、辦公室主任或秘書長擔任。其基本條件是：儀表堂堂，年富力強，見多識廣，反響靈敏，言語流通，詼諧幽默，善于掌握全局，引導發問和操控會場，具有豐厚的掌管會議的經歷。

 

新聞講話人由本單位的首要擔任人擔任，除了在社會上口碑較好、與新聞界關系為調和之外，對其基本要求是涵養杰出、學識淵博、思維靈敏、能說會道、文質彬彬。

 

新品上市發布會還要精選一批擔任會議現場作業的禮節接待職工，一般由相貌端正、作業仔細擔任、善于應付的年青女人擔任。值得留心的是，一切到會發布會的職工均需在會上佩帶事前同一制造的胸卡，胸卡上面要寫清名字、單位、部分與職務。

 

3、嘉賓的約請

對到會新品發布會的嘉賓要事前斷定其規模，詳細應視標題觸及規模或事情發作的地址而定。一般情況下，與會者應是與特定事情相關的人士。別的，斷定約請的嘉賓后，請柬要提早一星期發出，會前還應用電話提醒。

 

4、會場的安置

新品上市發布會的地址除了可考慮在本單位或事情所在地舉辦外，可考慮租借大賓館、大飯店舉辦，假設希看造玉成國性影響的，則可在首都或某一大城市舉辦。新品發布會現場應交通便當、條件舒適、大小合適。會議的桌子不必長方形的，要用圓形的，我們圍成一個圓圈，顯得氣氛調和，主賓平等，當然這只適用于小型會議。大型會議應設席臺座位、賓客座位等。

 

5、資料的準備

在舉辦新品發布會之前，主辦單位要事前準備好如下資料，這樣新品發布會活動策劃才不會失敗。

 

一是講話提綱。它是講話人在發布會上進行正式講話時的講話概要，它要緊扣主題，體現全面、正確、生動、實在的準則。

 

二是標題提綱。為了使講話人在現場正式答復發問時體現自如，可以對被問的首要標題進行猜想的基礎上，構成問答提綱及相應答案，供講話人參閱。

 

三是資料提綱。事前必須精心準備一份以有關數據、圖片、資料為主的資料提綱，并仔細打印出來，在新品發布會上提供給賓客。在資料提綱上應列出本單位的稱號、聯絡方式等，便于日后聯絡。

 

四是形象化視聽資料。這些資料供與會者使用，可增強發布會的作用。它包括：圖表、相片、什物、模型、錄音、錄像、影片、幻燈片、光碟等。